O cliente assinou em março. A segunda parcela vencia em maio. Em julho alguém perguntou: "esse cliente pagou?". Ninguém sabia. A cobrança de honorários tinha vencido há dois meses, sem boleto emitido, sem lembrete, sem nota fiscal. O dinheiro não entrou porque ninguém pediu.
Isso acontece porque contrato, fatura e cobrança vivem em lugares diferentes: o contrato numa pasta, a parcela numa planilha, o boleto num site do banco, a nota num portal da prefeitura. E a ligação entre eles mora na memória de uma pessoa.
O custo de cobrar tarde
Parcela cobrada com dois meses de atraso é parcela que o cliente contesta, renegocia ou paga sem juros. É caixa que faltou no mês em que o escritório precisou. E é uma conversa desconfortável, porque o erro foi de quem deveria cobrar. Some ao longo de um ano as parcelas que atrasaram por esquecimento e o número costuma surpreender.
O que resolve
- O contrato gera as parcelas. Assinou, as parcelas nascem no sistema com data e valor. Ninguém precisa lembrar.
- A parcela gera a cobrança. Boleto ou Pix emitidos automaticamente, com a nota fiscal de serviço junto, enviados ao cliente por e-mail.
- A régua de cobrança. Lembrete antes do vencimento, aviso no dia, segundo aviso depois. Tudo com texto do escritório, no tom do escritório, sem alguém digitar.
- A baixa automática. O cliente pagou, o sistema registra. O relatório de recebíveis mostra o que vence, o que venceu e o que entrou.
Como a VOOC implanta isso
A VOOC monta o caminho do dinheiro no sistema de gestão do escritório e liga a emissão de boleto, Pix e nota fiscal por uma ponte com o meio de pagamento. A VOOC opera o próprio remédio: o financeiro da nossa casa roda nesse mesmo caminho, com nota e boleto saindo da fatura. Depois do embarque, o escritório emite, cobra e recebe sem depender de ninguém lembrar.
Onde o processo trava no seu escritório? Conte em cinco minutos. As respostas definem o que a VOOC monta primeiro.